出勤後はまず、社内環境を整えることから始まります。
会議室や打合せ室の机を拭き、椅子を整えます。

お湯を沸かし、来客対応がすぐできる状態にします。
郵便物や宅配物が届いていれば確認し、担当部署ごとに仕分けます。

その日の来客予定や会議予定を確認し、必要な資料が揃っているかもチェックします。
会社が気持ちよく1日を始められるよう準備を整える時間です。

来客予定、ドライバーの状況、注意事項などを確認します。

その後はデスク業務に入ります。

・前日分の日報の確認
・運行指示書の内容照合
・入力データの整理
・請求関連データの確認

日報では、時間や作業内容に間違いがないかを細かく確認します。
不明点があれば現場へ確認を行います。

入力作業は正確さが最も重要です。
数字や日付の誤りがないか、複数回確認します。

昼休憩はしっかり1時間取ります。

社内でお弁当を食べる人もいれば、外に出る人もいます。
同僚と会話を楽しむこともあれば、一人でゆっくり過ごすこともあります。

午前中は集中して入力や確認作業を行うため、頭を休める大切な時間です。
基本的に緊急時以外は業務から離れます。

午後は電話対応や来客対応が増える時間帯です。

電話では、
・配送状況の確認
・請求内容の問い合わせ
・新規の相談

など、さまざまな内容があります。
内容を正確に聞き取り、担当部署へ確実に引き継ぎます。

来客があれば、
・受付対応
・打合せ室への案内
・お茶出し

を行います。
会社の第一印象をつくる重要な役割です。

午後の落ち着いた時間帯に書類整理を行います。

・請求書のファイリング
・契約書の管理
・データの保存確認

紙とデータの両方を整理し、必要な時にすぐ取り出せる状態にします。

また、不足書類や確認事項があれば、関係部署へ連絡します。
会社全体の業務が滞らないよう、裏側で支える時間です。

机の上を整理し、日報や資料をすべて片付けます。
翌日の来客予定や優先業務を確認し、メモを残します。

未処理のものがないか最終確認を行います。

残っている社員へ一声かけてから退社します。
翌日もスムーズに業務を始められる状態を整えて1日を終えます。